Photos d’événement d’entreprise et RGPD : ce qu’il faut savoir.
Dès qu’une personne est reconnaissable sur une photo d’événement d’entreprise, le RGPD s’applique. Ça n’interdit pas de photographier un séminaire : ça oblige à informer, à choisir une base légale et à savoir combien de temps on garde. Ce guide résume l’essentiel. Il n’est pas un avis juridique : pour votre cas, parlez-en à votre délégué à la protection des données ou à un avocat.
Seul l’hôte a besoin de l’app, sur iPhone. Vos invités n’ont rien à installer.
Une photo identifiable est une donnée personnelle
Dès qu’on peut reconnaître quelqu’un — par son visage, son badge, le contexte — la photo est une donnée personnelle au sens du RGPD. La prendre, la stocker, la partager, la publier : chaque étape est un traitement. D’où les règles habituelles : finalité, base légale, information, durée de conservation, sécurité, droits des personnes.
Base légale : intérêt légitime ou consentement
Pour un usage interne — intranet, lettre d’information, album souvenir — beaucoup d’employeurs s’appuient sur l’intérêt légitime : les photos sont attendues lors d’un événement et l’impact est limité, à condition d’informer avant et de permettre de refuser facilement. C’est une pesée à documenter, pas un choix par défaut.
Pour un usage externe — site, réseaux sociaux, presse — le consentement est la base la plus sûre : libre, spécifique, éclairé, retirable à tout moment. Entre employeur et salarié, la liberté du consentement est fragile : il doit rester réellement facultatif, sans conséquence en cas de refus, et tracé.
Le droit à l’image, en France, c’est autre chose
Le droit à l’image ne vient pas du RGPD mais du Code civil, au titre du respect de la vie privée. Toute personne peut s’opposer à la publication de son image sans son autorisation, avec des exceptions — événement public, groupe où personne n’est individualisé, actualité. Les deux couches s’ajoutent : le RGPD ne dispense pas du droit à l’image, et inversement.
Concrètement : pour publier une photo où quelqu’un est reconnaissable, obtenez son autorisation — écrite pour un usage externe, avec les supports, la durée et le périmètre.
Informer les participants, avant l’événement
- Dans l’invitation — une phrase : des photos seront prises, par qui, pour quel usage, combien de temps elles seront gardées, comment refuser, et à qui écrire.
- À l’entrée et sur les tables — un affichage à l’accueil et une mention sur le badge ou la carte de table, avec un lien vers la note d’information complète.
- Un signe visible — une pastille sur le badge ou un tour de cou d’une autre couleur pour les personnes qui ne veulent pas apparaître. La liste est remise au photographe et à la personne qui trie.
- Le registre — le traitement est inscrit au registre : finalité, base légale, durée, destinataires, hébergement, sous-traitants.
Durée de conservation, diffusion, sous-traitants
Fixez une durée liée à l’usage : quelques mois pour un récap interne, plus longtemps pour une sélection d’archives, documentée. Le reste est supprimé. La diffusion interne et la diffusion externe sont deux traitements distincts, avec chacun sa base légale et son information.
Le photographe, l’agence, la plateforme d’hébergement sont des sous-traitants ou des responsables à part entière : il faut un contrat qui encadre ce qu’ils font des photos, et savoir où elles sont hébergées. Un hébergement dans l’Union européenne évite la question des transferts hors UE.
Droit de retrait et de suppression
Un participant peut s’opposer au traitement ou retirer son consentement à tout moment. Vous retirez alors la photo de tout ce que vous contrôlez et vous répondez dans le mois. Vous ne pouvez pas rappeler une brochure imprimée — d’où la prudence sur les usages externes. Rendez la demande simple et notez-la.
Avec WeWere
WeWere est un appareil photo jetable partagé. Les photos sont hébergées dans l’Union européenne (Supabase et Cloudflare R2) et visibles uniquement par les membres de l’événement : rien n’est public ni indexé. Les participants se connectent avec le compte Apple ou Google qu’ils ont déjà.
L’hôte supprime une photo à tout moment et peut retirer un participant. L’album reste en ligne 45 jours après l’événement, puis plus personne ne peut le voir ; Keep one year le garde en ligne un an à la place. Le fichier d’une photo supprimée est effacé sous 30 jours. Pas de publicité, pas de vente de données. Le détail est dans la politique de confidentialité. L’information des participants, la base légale et le registre restent à l’organisateur. Voir la page entreprise, le guide récupérer les photos d’un séminaire, et pour plusieurs événements par an, WeWere pour les entreprises.
Questions fréquentes
Une photo de groupe où on ne reconnaît personne, c’est concerné ?
Si personne n’est identifiable, ce n’est pas une donnée personnelle. Mais l’identification est large : un badge, une silhouette, un contexte suffisent. Dans le doute, appliquez les mêmes règles.
Peut-on publier les photos du séminaire sur LinkedIn ?
Oui, avec l’accord des personnes identifiables — consentement au sens du RGPD et autorisation au titre du droit à l’image — conservé par écrit et retirable. Demandez avant d’identifier quelqu’un.
Un salarié demande la suppression d’une photo : que faire ?
La retirer de tout ce que vous contrôlez, répondre dans le mois, noter la demande. Avec WeWere, l’hôte supprime la photo immédiatement, et le fichier est effacé sous 30 jours.
Où sont hébergées les photos avec WeWere ?
Dans l’Union européenne, chez Supabase et Cloudflare R2, visibles uniquement par les membres de l’événement. Détail dans la politique de confidentialité sur /privacy.
Créer un événement d’entreprise.
Créez l’événement dans l’app, informez les participants dans l’invitation, mettez le QR code sur les badges.
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